Le contexte sanitaire dans lequel le monde est plongé en cette première moitié d’année 2020 force chacun à se réinventer, à voir l’organisation de son entreprise autrement jusqu’à passer à l’acceptation de la situation et à rendre cette adaptation pérenne. Il en va parfois de la survie de l’entreprise même.

S’il est certain que nos vies de demain ne seront plus pareilles, comment rester Agile à distance ?

Voici une reflexion personnelle basée sur mon vécu et ma perception des choses.

Garder le contact

Si l’humain a tendance à se replier sur lui-même lorsqu’il est isolé, l’agilité met l’accent sur les interactions et les relations de groupe. Gardez celà à l’esprit car c’est crucial en cette période.

En tant que facilitateur, soyez attentif à ce que chacun conserve ces liens. Voici quelques astuces pour y parvenir.

Maintenez vos points quotidiens: standups, synchro ponctuelles, pauses café virtuelles, peer programming devraient être organisés et encouragés.

Tout cela ne remplacera jamais les discussions informelles dans les couloirs ou au coin café mais c’est indispensable pour que l’information continue à circuler.

Ne sous-estimez jamais l’importance des relations humaines et l’impact psychologique qu’une collaboration à distance peut avoir sur chacun. La cohésion de groupe que vous avez patiemment construite peut sérieusement en pâtir. Le groupe pourrait subitement exploser sans que vous ne vous en rendiez compte.

Prenez soin, au début de chaque discussion/réunion, de prendre la température du groupe. Intéressez-vous au vécu de chacun. Passez des messages positifs et d’encouragement. La situation n’est facile pour personne. Le contexte ne convient pas à tout le monde. Et même si vous ne pourrez que peu influer sur cela, vous devez pouvoir l’entendre. Le groupe doit également en être conscient. L’état d’esprit d’un collaborateur qui se sent entendu et soutenu aura des effets bénéfiques sur l’ensemble du groupe.

Se réinventer

Dans un monde qui évolue sans cesse, nous devons réinventer notre quotidien et être acteur du changement. C’est d’autant plus vrai en période de crise où se réinventer devient vital.

Comment continuer à donner de la visibilité ? Que puis-je mettre en place pour faciliter les échanges et l’amélioration continue ? Quels outils utiliser pour s’approcher des échanges spontanés que nous avions en présentiel ? Voilà tout autant de questions que vous pourriez vous poser.

La crise a mis en avant toute un série d’outils ignorés de (presque) tous jusqu’alors et pourtant bien présents. Qu’il s’agisse de logiciel de gestion de backlog virtuel ou de facilitation de retrospectives en remote, l’offre est large. Ces logiciels pourtant bien connus des équipes qui travaillent depuis toujours entièrement à distance, ont vu leur utilisation exploser.

Si le backlog est déjà géré virtuellement dans beaucoup d’endroits (en ce compris, les statistiques et graphiques), c’est probablement moins vrai pour les exercices fait de préférence en présentiel tels que les rétrospectives et les démos. Le marché offre pourtant de nombreuses possibilités qui méritent que l’on s’y intéresse.

Nul doute que vous trouverez celui qui vous conviendra. Si votre équipe est déjà familière avec certains d’entre eux, il sera plus aisé d’en adopter d’autres complémentaires.

N’hésitez pas à mettre en place de nouveaux boards afin de faciliter le travail quotidien et le reporting.

Et le management visuel dans tout cela ?

C’est la meilleur vitrine de l’équipe et un outil indispensable de votre agilisation. Quoi de plus parlant qu’un board physique affiché sur le mur ou des messages subliminaux distillés dans les couloirs ? Malheureusement le contexte actuel ne vous facilite pas la tâche.

Faire du visual management avec des outils virtuels est probablement le plus grand défi que vous aurez à relever. Vous devrez rivaliser d’inventivité pour faire passer LE message utile et représentatif.

Selon ma perception, un outil collaboratif tel que Notion ou Confluence sera probablement le meilleur canal à utiliser. Il permettra de diffuser votre message, partager un graphique, une image,… tout en permettant de récolter du feedback. Tout qui passera par la page prendra connaissance des informations et verra les échanges qu’elles auront suscités.

Utilisez de préférence des images et des graphiques clairs et sans ambiguïté. S’il est nécessaire de donner une information complémentaire, accompagnez-les d’un message court et explicite.

Un avantage supplémentaire est que ces outils collaboratifs offrent généralement l’avantage de conserver un historique. Vous pourrez donc voir l’évolution de vos communications dans le futur.

Rigueur et structure

Il y a de nombreux éléments que vous ne pourrez maitriser lorsque tout le monde est a distance. Cependant un aspect me semble essentiel : la rigueur des horaires.

Votre réunion doit débuter et un collègue manque à l’appel ? S’il est facile d’aller le chercher dans le bureau d’à côté, la tâche sera plus ardue s’il est physiquement situé à 85 km de vous mais pas devant son ordinateur.

Vous prendrez soin de rappeler l’importance d’être présent à l’heure du meeting. Il en va du respect de tous.

Vous devrez également, autant que possible, respecter la timebox. Les meetings ont parfois tendance à s’enchainer dans nos agenda. Cela est accentué par le fait qu’il n’est plus nécessaire de se déplacer pour se rendre à la réunion: vous êtes directement disponible devant votre écran ! Le respect des timeboxes permet donc à chacun de démarrer à l’heure.

En parallèle, pour perpétuer l’esprit d’équipe et rythmer les jours et les semaines, je vous conseille de conserver vos meetings récurrents, vos standups. Cela servira d’indicateur à l’équipe et l’aidera à conserver une structure “normale”.

L’intérêt des ateliers en présentiel perdu ?

Les ateliers ont bien plus d’intérêt à plusieurs dans un même lieu. Ils permettent de retirer le maximum du groupe et de percevoir les expressions du corps plus que la parole et les écrits. A distance, cela est plus complexe.

Les échanges spontanés entre membres d’une équipe font partie intégrante de l’Agilité. Ils sont même vivement recommandés. S’il est vrai que le contexte que nous vivons encore a quelque peu fait perdre cet aspect des choses (principalement pour le lien “physique”), il ne faut pas abandonner ces échanges pour autant.

Ce que vous retirerez d’un tel exercice ne sera sans doute pas optimal, c’est pourquoi il faudra faire appel à votre imagination pour le rendre le plus vivant possible. Là encore, de nombreuses idées circulent sur le net. A vous de trouver celles qui vous conviendront.

Lorsque que vous avez des discussions, encouragez l’utilisation de la caméra. Cela ne va pas révolutionner les choses et ne remplacera pas le vrai face à face mais cela permettra au moins d’aider à percevoir l’état d’esprit de certaines personnes. En voyant votre interlocuteur, vous percevrez (un peu) son humeur et sa compréhension du sujet. Le langage corporel nous révèle beaucoup et a une grande importance dans une discussion. Il nous aide à adapter notre approche du sujet que vous voulez aborder.

Montrez l’exemple ! Allumez systématiquement votre webcam.

Equilibre vie professionnelle/vie privée

Même si tous les membres de l’équipe sont à leur domicile, cela ne veut pas dire pour autant qu’ils sont disponibles à toute heure du jour et de la nuit. Il en va de même vous concernant.

L’équilibre vie professionnelle/vie privée est plus compliqué à maintenir lorsque lieu de travail et espace familial se confondent. Tout le monde ne glisse pas de l’un à l’autre aussi aisément.

Soyez attentif à garder des horaires réguliers et acceptables. Ne prolongez pas indéfiniment vos journées, vous pourriez le payer en fin de semaine ou plus tard. Le corps humain n’est pas fait pour passer des heures assis devant un écran. Il vous faut bouger et respirer. Dédicacez un espace précis pour le travail. Ce sera la bulle dans laquelle entrer. Bien sûr, vous pouvez de temps en temps en changer. Varier son environnement de travail, tout en conservant un lieu privilégié, stimule la créativité.

D’un autre côté, la cadence des meetings peut devenir problématique. Un agenda trop rempli, sans temps de pause pour souffler ou se ravitailler, c’est un rythme qu’il faut pouvoir suivre. Mon conseil est de structurer votre agenda: indiquez clairement votre plage horaire disponible, réservez vous des moments “d’indisponibilité” durant lesquels vous pourrez réaliser vos tâches calmement ou vous octroyer des moments de pause. Cela dit, ceci ne devrait pas être spécifique aux situations de télétravail.

Prenez l’air et oxygénez vous ! Cela vous donnera un coup de boost pour le reste de la journée.

Et le fun dans tout ça ?

Un energizer où chacun doit taper dans la main de son voisin ; faire un noeud à l’aide d’une corde et d’une seule main (et celle de son voisin),… Voilà des choses qu’il sera difficile à réaliser via webcam. Vous devrez probablement mettre ces côtés amusant partiellement de côté pour l’instant ou en découvrir de nouveaux.

Profitez de cette période pour enrichir votre boite à outils fun. Vous expérimenterez vos nouvelles trouvailles plus tard.

Welcome change !

La crise actuelle amène son lot de défis, que ce soit en termes de manière de travailler, de mobilité, d’équilibre entre vie professionnelle et personnelle, de flexibilité et d’organisation. Cependant, elle doit être une opportunité de réinventer le monde de l’entreprise.

Tout cela devra évoluer dans un intérêt commun : la pérennité du travail avec un œil sur demain.

Ce n’est qu’avec des objectifs ambitieux que nous réussiront. Le mindest Agile nous encourage à accueillir le changement et à aller de l’avant.

Embrassons le changement.